כדי לבחור מתנת חג שהעובדים באמת רוצים, שואלים אותם. סקר קצר של כמה שאלות על סוג המתנה, מגבלות תזונה ושיטת קבלה מספיק כדי לדעת. אחר כך מתאימים סוג מתנה לסוג הצוות, קובעים כלל הוגנות מראש, ובודקים אחרי החג אם הצליח.

נקודות מפתח:

• אין מתנה שמתאימה לכולם. מה שאפשר לעשות הוא לצמצם את הסיכוי לאכזבה בעזרת שאלה מראש.
• לכל סוג מתנה יש חיסרון שלא מוזכר בדרך כלל: שובר נשכח, מארז מזון לא מתאים לכולם, מתנה ממותגת נקראת פרסומת.
• בצוות מפוזר, מעורב או עם משמרות, שיטת החלוקה חשובה כמעט כמו המתנה.
• כלל הוגנות כתוב (מי מקבל מה, ומה עם מי שלא נמצא) חוסך ויכוחים ותחושת אפליה.
• מתנה לא מחליפה שיחה על עומס או שכר. אם העובדים מרגישים שחוקים, שי לחג לא יפתור את זה.

איך יודעים מה העובדים באמת רוצים?

הדרך הישירה ביותר היא לשאול. הרבה ארגונים מדלגים על זה מחשש שהשאלה תיצור ציפיות, אבל אפשר לנסח אותה כך שלא תיצור. הסירו את החשש כבר בשורה הראשונה: "אנחנו מתכננים שי לחג ורוצים להבין מה הכי מתאים לכם. אין התחייבות לבחירה מסוימת."

הסקר צריך להיות קצר. חמש דקות למילוי, בלי שמות אם רוצים תשובות כנות. הנה סקר של שש שאלות, אפשר להעתיק אותו כמו שהוא:

1. איזה סוג מתנה הכי משמח אתכם? (שובר לבחירה עצמית / מארז מזון או פינוק / חוויה או פעילות / מוצר שימושי לבית או למשרד / תרומה בשם העובדים / לא משנה, עדיף שלא תהיה מתנה)
2. האם יש מגבלות שחשוב שנכיר? (כשרות, צמחונות או טבעונות, רגישויות למזון, אלכוהול לא מתאים, אחר)
3. איך נוח לכם לקבל את המתנה? (במשרד, בשליחות לבית, בדיגיטל, בפגישת צוות)
4. מה היה המתנה הכי לא שימושית שקיבלתם מהעבודה בעבר? (שאלה פתוחה, לומדים ממנה הכי הרבה)
5. האם אתם מעדיפים מתנה אחת איכותית או כמה פריטים קטנים?
6. אם היה אפשר להוסיף דבר אחד, מה היה? (שאלה פתוחה)

איך קוראים את התשובות: לא מחפשים רוב של 51%. מחפשים מה אפשר לתת כך שלפחות רוב הקבוצה לא תתאכזב, ומה אסור לתת. התשובה לשאלה 4 והתשובות לשאלה 2 חשובות במיוחד, כי הן מגלות מה לא לעשות. אם למשל חלק ניכר מהצוות מציין כשרות, או שיש רגישויות למזון, אין טעם לבחור בגישה שמתעלמת מזה.

אם אין זמן לסקר, פחות אידיאלי אבל אפשרי: שיחה עם שני או שלושה נציגי צוות שמייצגים קבוצות שונות (מנהל, עובד חדש, עובד ותיק, עובד מרחוק).

איזה סוג מתנה מתאים, ומה החיסרון של כל אחד?

רוב המדריכים מספרים על היתרונות של כל סוג. הטבלה הזו כוללת גם את מה שפחות נוח להגיד:

כלל שעוזר: כשאין לכם מידע על הצוות, מתנה שמשלבת בחירה (קטלוג או שובר) עם נגיעה אישית (כרטיס ברכה אמיתי מהמנהל הישיר) מצמצמת את הסיכון הכי הרבה. כשיש מידע מהסקר, לכו לפיו גם אם הוא מפתיע.

איך מתאימים מתנה לסוג הצוות?

הסוג של הצוות משפיע על השיטה לא פחות מהמתנה עצמה:

• צוות משרדי במקום אחד: אפשר לחלק ביחד, באירוע קצר או בפינת כיבוד. מתנה משותפת יוצרת רגע משותף.
• צוות היברידי או מרחוק: מתנה שצריכה להגיע לבית דורשת כתובות, תיאום ומשלוח. שובר דיגיטלי או קטלוג פותרים את זה, והשאלה היא איך שומרים על תחושה אישית (הודעה ממנהל, לא רק קישור אוטומטי).
• עובדי שטח או משמרות: הקפידו שכל המשמרות יקבלו בזמן דומה. מתנה שמגיעה רק למי שעבד ביום מסוים יוצרת תחושת אפליה.
• צוות מגוון דתית, תרבותית או תזונתית: הסקר חשוב כאן במיוחד. מארז שלא מתאים לחלק מהעובדים מעביר מסר הפוך ממה שרציתם.
• צוות צעיר או עם הרבה הורים: שאלו. מה שמתאים לעובד בן 25 לא בהכרח מתאים לעובדת עם ילדים, ולהפך. מתנה שמתייחסת לבית או למשפחה יכולה להיות מוצלחת, אבל רק אם העדפות אלה ידועות.

איך מחליטים על תקציב והוגנות?

שתי החלטות שכדאי לקבל לפני שבוחרים מתנה, ולרשום:

תקציב

קבעו סכום לעובד לפני שמסתכלים על מוצרים, כדי לא לבחור לפי הקטלוג. כלל פשוט שעוזר: מתנה אחת איכותית בתקציב קבוע עדיפה על כמה פריטים קטנים בתקציב זהה, כי היא נתפסת כהשקעה.

כלל הוגנות

כתבו בשורה או שתיים:

• האם כל העובדים מקבלים מתנה בערך שווה? (ברירת המחדל הנפוצה, ומונעת תחושת אפליה)
• מה קורה עם עובדים חדשים שהצטרפו סמוך לחג, עובדים במשרה חלקית, ועובדים בחופשה ארוכה, בלידה, בהיעדרות ממושכת או במילואים? כדאי להחליט מראש, ולדאוג שמי שלא במשרד יקבל בדרך שהוא יוכל לקבל ויידע שחשבו עליו.
• מה עושים עם מנהלים ועם עובדים בכירים? רוב הארגונים נותנים אותו דבר לכולם, ושומרים על עקביות.

הכתיבה הזו חוסכת ויכוחים באחרון הרגע ומקלה על מי שמטפל בזה בשנה הבאה.

האם יש הבדל מבחינת מס בין סוגי מתנות?

ייתכן שכן, ולכן כדאי לברר לפני ההזמנה ולא אחריה. בדרך כלל יש הבדל בין מתנה בעין לבין כסף או שווה כסף (כמו שובר), ולפעמים גם בין סוגי מתנות ואירועים. הכללים מתעדכנים, ולא כל המקורות באינטרנט מסכימים ביניהם, ולכן אין כאן מספרים.

מה לעשות: שאלו את רואה החשבון או את מחלקת השכר של הארגון איך מטופלת מתנת חג אצלכם, ומה הסכום שמקובל לא לעבור. זה מידע כללי בלבד ואינו ייעוץ מס.

מה לשאול ספק מתנות לפני שמזמינים?

אם אתם בוחרים ספק מתנות, הנה שש שאלות שחוסכות בעיות:

1. מה המועד האחרון להזמנה כדי שהמתנות יגיעו לפני החג, וכמה מרווח יש לתקלות?
2. איך אתם מתמודדים עם מגבלות תזונה וכשרות, ואפשר לקבל מגוון אפשרויות בהזמנה אחת?
3. איך נשלח למקומות שונים, כולל עובדים מרחוק, אזורים מרוחקים, ועובדים בחופשה?
4. מה קורה אם מתנה הגיעה פגומה או לא התקבלה, ומי מטפל מול העובד?
5. אפשר להחליף או לעדכן כמויות אחרי ההזמנה?
6. מה המחיר כולל בפועל (אריזה, משלוח, כרטיס ברכה אישי)?

אם אתם מחפשים ספק, ראו [עמוד: ספקי מתנות לעובדים].

מתי מזמינים ואיך מחלקים?

תזמון

מתנות חג הן עונתיות, והספקים נתפסים לפני החג. אין לוח זמנים אחד מדויק, ולכן כדאי לשאול כל ספק עד מתי הוא צריך אישור. הדרך הבטוחה היא לסדר את ההחלטה על סוג המתנה, התקציב והסקר הרבה לפני שהספק צריך אישור, ולא להתחיל מהספק.

סדר פעולות מומלץ (לאחור מהחג)

1. סקר והחלטה על סוג מתנה ותקציב
2. בחירת ספק ואישור הצעה
3. איסוף כתובות ומגבלות תזונה
4. הזמנה סופית ואישור מועד אספקה
5. חלוקה
6. משוב

חלוקה

המתנה היא חלק מהחוויה:

• במשרד: חלוקה ביחד, אפילו בהפסקה קצרה, עם מילה ממנהל. עדיף על חבילות שמונחות על שולחנות.
• לבית: הודעה מראש שהמתנה בדרך, ומי מעדכן אם יש בעיה.
• דיגיטלית: הודעה אישית, לא רק קישור. שם העובד, ומילה אמיתית.

איך בודקים שהמתנה הצליחה?

לא צריך מחקר. מספיקות שלוש נקודות אחרי החג:

1. שאלה אחת לעובדים: "אם היה אפשר לשנות דבר אחד במתנה, מה?" (אנונימי, בשורה אחת)
2. שימוש: כמה שוברים מומשו, כמה מתנות הוחזרו או הוחלפו, כמה נשארו ללא תביעה
3. שיחות ספונטניות: מה אנשים אומרים על המתנה בין עצמם. אם אף אחד לא מזכיר אותה, גם זה מידע

רשמו מה למדתם, ושמרו במקום שהאחראי בשנה הבאה ימצא.

טעויות נפוצות

• בחירה לפי מה שמתאים לכם. המתנה היא לא בשבילכם.
• לא לברר מגבלות תזונה או כשרות. מארז שלא מתאים לחלק מהקבוצה פוגע יותר מכל מתנה שלא ניתנה.
• שכחת העובדים שלא במשרד. בחופשה, בלידה, במילואים, מרחוק.
• אותו דבר בכל שנה. גם מתנה מוצלחת נשחקת. ענו על שאלה 4 מהסקר בכל שנה.
• הזמנה בלי מועד אחרון. מתנה שמגיעה אחרי החג איבדה חלק גדול מהערך שלה.
• מתנה גנרית עם לוגו גדול. מעבירה שהשקעה נעשתה ברושם של החברה, ולא בעובד.
• לא לכתוב כלל הוגנות. הוויכוח יתחיל כשהמתנות כבר חולקו.

מתי מתנה לא תעזור

מתנת חג היא מחווה נעימה, ולא תחליף לדברים אחרים. אם הצוות חווה עומס כבד, שחיקה, חוסר בהירות לגבי שכר או קידום, שי יפורש לעיתים כניסיון לפצות ולא כהערכה. במצב כזה, כדאי לשלב את המתנה עם מעשה שמטפל בבעיה (שיחה, שינוי בעומס, הבהרה), ולא להסתפק בה לבדה. זה לא אומר לוותר על המתנה, אלא לא לצפות ממנה ליותר מדי.

שאלות נפוצות

איך בוחרים מתנה לעובדים שלא מכירים טוב?

הכי פשוט הוא לשאול בסקר קצר. אם אין זמן, מתנה שמשלבת בחירה עצמית (קטלוג או שובר) עם כרטיס ברכה אישי מצמצמת את הסיכון לאכזבה.

מה עדיף: שובר או מתנה פיזית?

תלוי בצוות. שובר נותן חופש בחירה ונוח לצוות מפוזר, אבל עלול להרגיש כמו כסף ולפעמים לא מנוצל. מתנה פיזית יוצרת רגע משותף, אבל דורשת התאמה לטעם ולמגבלות. הטבלה בסעיף השני מפרטת.

האם צריך לתת לכל העובדים אותה מתנה?

ברירת המחדל הנפוצה היא מתנה בערך שווה לכולם, כי היא מונעת תחושת אפליה. אפשר לגוון בתוך אותו ערך (למשל בחירה מקטלוג). חשוב לקבוע כלל כתוב מראש.

מה עושים עם עובדים בחופשה, בלידה או במילואים?

כדאי להחליט מראש ולדאוג שהם יקבלו בדרך שנוחה להם, ושהם ידעו שחשבו עליהם. מי שלא נמצא בזמן החלוקה צריך לקבל לא פחות ממי שנמצא.

כמה כדאי להשקיע במתנת חג לעובד?

אין סכום אחד נכון. כדאי לקבוע תקציב מראש לפי יכולת הארגון ולפי מה שמקובל אצלכם, ולהעדיף מתנה אחת איכותית על פני כמה קטנות. לשאלת המס מומלץ להתייעץ עם רואה החשבון.

האם מתנה לעובדים חייבת במס?

ייתכן, תלוי בסוג המתנה ובנסיבות. הכללים מתעדכנים ולכן כדאי לבדוק מול רואה החשבון או מחלקת השכר לפני ההזמנה. מידע כללי בלבד, לא ייעוץ מס.

מתי כדאי להתחיל לתכנן מתנות לחג?

כמה שיותר מוקדם. מתנות חג הן עונתיות והספקים נתפסים לפני החג. התחילו בסקר ובהחלטה על סוג מתנה ותקציב, ואז שאלו כל ספק עד מתי הוא צריך אישור.

על המאמר

המאמר הוא מסגרת עבודה לבחירת מתנות לעובדים, ולא מבוסס על מחקר, סקר או נתוני שוק. הוא נכתב כמדריך כללי, ואין בו ייעוץ מס או ייעוץ משפטי. בכל הנוגע למס כדאי לפנות לרואה החשבון של הארגון.

מחפשים ספק מתנות לעובדים? למעבר לכל הספקים שלנו